Cíle & produktivita

Osobní organizace jako největší zdroj času

17.1.2019 3 min čtení

Osobní organizace jako největší zdroj času

Reading Time: 3 minutes

Čas jsou peníze. Samozřejmě ne do puntíku. Říká se to proto, protože v určitých případech lze jedno vyměnit za druhé. Těch podobností je víc. Proto jsme třeba postavili efektivní řešení správy cashflow (Bankonaut) díky podobnému systému, jaký používají kalendáře při práci s časem.

Na další podobnost jsem přišel poměrně nedávno. Zkusím vám popsat, jak se v nakládání s časem můžete dostat do podobných potíží, jakými je u peněz dluhová spirála.

„Časová spirála“

Před lety se mi kamarádka svěřila s důležitou myšlenkou. Uvědomila si, jak je cenné, udělat vše napoprvé pořádně, aby to už nemusela nikdy předělávat a vracet se k tomu. Byla nadšená a chtěla si to zapsat někam na nástěnku. Tehdy jsem si říkal něco jako, že to je určitě pravda, ale nepovažoval jsem to za nějaký ohromující objev. Říkal jsem si, že je to přece logické. Nic nového.

Podobně primitivní je i moje dnešní úvaha. Co už ale není na první pohled zřejmé, jsou ty skryté dopady. Číhající spirála, která umí plíživým způsobem sebrat celý produktivní týden. Protože to pitomě vysvětluju a toho úvodu už asi máte dost, přejdu k příkladu:

Dejme tomu, že vám přišel e-mail. Neodpovíte hned, protože odpověď je spojena s řekněme 20 minutovým úkolem zahrnující otevření podkladů, které máte doma. Musíte třeba naskenovat nějaký dokument. Přijdete domů v 11 večer, jste unavení, chcete se vykoupat, nakrmit zvířátka, zaseknete se u televize, rychle do sebe hodíte večeři a v 1 ráno se vám fakt už nic dělat nechce. Jdete spát. Druhý den sice přijdete dřív a máte víc času, ale z toho pracovního dne máte dalších 5 podobných e-mailů a pamatujete si jen poslední dva. Vůbec se vám do nich nechce, ale přesto je uděláte. Z jednoho z nich vznikne další úkol a to už necháte na zítra, protože se na to třeba potřebujete s někým sejít.

Tímhle stylem se vám za týden nahromadí hromádka restů. Čím víc jich bude, tím spíš se vám nebude chtít je ani procházet. Dřív nebo později si ale řeknete, že musíte, že už někdo čeká na reakci dlouho. Něco uděláte, něco odložíte, co nehoří. Tohle kolečko se zopakuje klidně desetkrát, než celý seznam restů zmizí.

Kam až se může 20 min úkol zvrhnout

A teď ta pointa. Ten původní 20 minutový úkol nám najednou sebral mnohem, mnohem víc než 20 minut. Musíme započítat čas, po který na úkol musíme myslet, že ještě není. Čas, který strávíme opětovným procházením seznamu nevyřízených e-mailů + seznamu úkolů, pokud si je nějak vedete. To jsou třeba 2 minuty k zastavení, zamyšlení, co se k tomu váže za akci a rozhodnutí, že dnes to být hotové nemusí a nestíhám. Ty 2 minuty vynásobte deseti, protože hromádku restů projdete desetkrát, než celká zmizí. Někdy i víckrát.

Další čas, který si neuvědomujeme, je ztracená příležitost. Resty nám blokují hlavu nejen na vědomé úrovni. Blokují i podvědomí. Ostatně všimněte si, že ihned, jakmile si dáte věci a resty do pořádku, začnou automaticky přicházet do čistě uklizené hlavy nové nápady. Jako na čudlík. Zablokovaná hlava nevyřízenými věcmi nám bere čas, který jsme mohli věnovat posouváním se dopředu. Mohli jsme být o týden napřed.

No a poslední ztracený čas je ten, že když bychom vše vyřizovali ihned, přicházela by i reakce ostatních dřív a tím se všechny projekty posouvali rychleji. Takový návyk má sotva vyčíslitelnou hodnotu.

Zkrátka když se nad tím zamyslíte, tak ten 20 minutový úkol nám při jeho týdenním prokrastinování sebere klidně i den, dva v celkovém součtu všech dopadů.

S větším počtem restů se tenhle problém rychleji násobí, protože chuť je rychle všechny vyřešit je menší. Nejvíc chuti vyřešit třeba e-mail je v situaci, kdy máte v inboxu jen ten jeden. Proto to přirovnávám k dluhové spirále.

Prokrastinace je extrémně nebezpečná

Je mnoho článků, rad a dokonce knížka o tom, jak bojovat s prokrastinací. Taky mám pár fíglů. Ten nejúčinnější je ale právě tohle mé nedávné uvědomění. Ten fakt, že pokud to hned neudělám, bude to ve finále mnohem „dražší“. A pokud neudělám hned víc věcí, tak se z toho nemusím vůbec vyhrabat. Je to vážně důležité. Čas je to nejcennější, co „vlastníte“.

Pokud taky věčně bojujete s osobní organizací, možná vám pomůže tohle uvědomění. Přirovnejte si to k penězům. Kdyby vám nabídli produkt za 200 korun s tím, že za týden by vás koupě stála 72 násobek, taky byste to moc neodkládali. Únava a chuť se dnes na všechno vykašlat, by už nestačily jako pádný argument k odložení na zítra.

Investice času, peněz a úsilí do osobní organizace a do snahy přijít sám sobě na kobylku, má úžasné ROI v podobě získáného času. To se jinde nevidí. Příště, až budete chtít něco odložit, vynásobte si těch pár minut / hodin a představte si, jestli tomu budete chtít zítra dát o tolik víc. Jestli budete chtít přijít o další čas věnovaný vaší budoucnosti kvůli restům minulosti. Jestli jste ochotní obětovat čistou hlavu, dobrou náladu a být podráždění na lidi kolem vás. To všechno v součtu se zkrátka hodně, hodně nevyplatí.

Affilák newsletter

Newsletter ze zákulisí

Staň se členem komunity čtenářů Affilák.cz a získej každý čtvrtek pohled do zákulisí.

6 komentářů
  1. Tomáš

    Souhlasím s myšlenkou. Je ale potřeba si dát otázku, zda úkol není odložen z důvodu, že pracuji na ještě důležitějším úkolu.

  2. iVVi

    Zajímavá úvaha, ale řekl bych, že více času ztratím tím, že přeruším současnou práci a začnu se věnovat nějakému příchozímu e-mailu. Když od nějaké práce odejdu a znovu se k ní vrátím, tak musím začínat skoro od začátku, protože si musím znovu ujasnit všechny souvislosti, které daný úkol vyžaduje. Docela podstatné vyrušení je už i telefonní hovor. Takže se snažím vždy dodělat to, na čem zrovna pracuji a následně si roztřídím došlé e-maily a jiné naplánované činnosti dle důležitosti.

  3. Forex

    Jak zminuje iVVi, pokud bych takto pristupoval ke vsemu a na jakykoliv podmet reagoval jeho resenim, take to asi nebude to nejlepsi. Myslenka Maigiho se mi ale presto moc libi, podle me miri spis tam, kde vime, ze bychom to meli udelat, nemame na praci nic az tak duleziteho a nebo jsme jeste nezacali s nicim tak dulezitim, ale stejne ten ukol vyprokrastinujeme a neudelame ho, a zitra se to cele opakuje.. Moc dobre znam :) Byt vsechny tyto finty znam a jsem si jich vedom, clovek na to ma vzdy tendenci zapomenout a je fajn si to podobnymi clanky pripominat a ukotvovat :)

  4. Ronin

    Hezká myšlenka. Jen bych diskutujícím doporučil kombinovat ji s technikou "Minutového manažera". Tedy z nově příchozích úkolů vyřešit obratem ty, které zaberou méně než jednu minutu. A zbylé naplánovat, kdy se budou řešit, po dokončení aktuálně rozdělané důležité práce.

  5. Maigi

    Díky za komentáře. Samozřejmě máte pravdu v té prioritizaci. Nemyslel jsem to tak, že by snad bylo lepší řešit úkoly tak, jak přicházejí, to ne. Šlo mi o to bezúčelné odkládání kvůli tomu, že se nám zrovna nechce. V takové chvíli si člověk vůbec neuvědomuje, kolik času ho tohle rozhodnutí bude ve finále stát. Uvědomit si to, mi pomáhá, se k věcem dokopat.

  6. […] osobní organizaci pak navazuje i affilák Maigi se zajímavou úvahou o tom, jak vám jeden 20minutový úkol může pěkně […]

Komentovat

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *