Minimalistické projektové řízení sebe sama

Minimalistické projektové řízení sebe sama

Reading Time: 4 minutes

Sebeorganizaci a pevnou vůli považuji za motor každého úspěchu.

Pevnou vůli vnímám jako sval. Když jí posilujete, roste a snadno se donutíte i k nepříjemným úkolům. Když na to kašlete, je pro vás čím dál těžší se k něčemu rozhoupat.

Sebeorganizace je oproti tomu něco, co se dá naučit a ne vytrénovat. Jednak se můžete naučit nějaké principy o funkční organizaci a o člověku jako takovém a jednak se můžete naučit něco o sobě. Z nějaké části totiž musíte přijít na to, co zrovna na vás funguje.

Vývoj mé sebeorganizace

V mém případě prošla sebeorganizace nějakým vývojem od primitivních nástrojů po součastnost. Tím primitivním nástrojem myslím svůj první úkolníček v e-mailovém inboxu. Strašně rád vzpomínám na dobu, kdy jsem měl úkoly promíchané s e-maily. Tehdy jsem si říkal, že obojí je inbox, který musím projít, tak proč bych měl mít dva a ne jeden. Bylo jednoduché myslet na jediné místo, které musím procházet.

Bohužel časem mi to přestalo stačit. Úkolů jsem najednou měl víc, došlo na prioritizaci, úkoly měly své podúkoly a projetky své navazující projekty.

Začal jsem používat to-do appky. Zamiloval jsem si Things. Krása to používat.

Roky jsem zvládal fungovat s mailem a úkolníčkem. Pak jsem přešel víc na kalendář. Psal jsem tu i článek o výhodách fungování podle kalendáře namísto úkolníčku. Problém je, že to funguje jen u některých rolí. Úkolníčku jsem se nakonec zbavit nedokázal, protože jsem se nedokázal zbavit spousty drobných, časově nenáročných úkolů.

Opět jsem dlouho zvládal v tomhle setupu tří evidencí. Pak ale přišel další zlom. Přirovnal bych to k hození neplavce do vody.

Mám dnes tak složitou agendu, že jsem si prostě musel nastavit nějaký propracovanější systém projektového řízení sebe sama prakticky ze dne na den, jinak by mě to všechno zavalilo. Do nedávna jsem se tohle téma zkoumal z čistého zájmu a zvědavosti, ale dnes je to pro mě spíš životní nutnost. Zkrátka mě situace donutila k promakanější agendě, jinak to nešlo.

Povím vám, co jsem tak narychlo vymyslel.

Abych se z úkolů a projektů nezcvoknul, rozdělil jsem si je podle perspektivy a pro každou používám schválně oddělený nástroj:

1) Každodenní šum

V průběhu dne většinou nejvíc sleduju něco jako okamžitou vrstvu. To je můj to do list, e-mail, telefon, notifikace a hlavně kalendář. Ten mi říká, kdy mám kde být a co tam budu dělat. Někdo si část notifikací vypíná a na jejich řešení si alokuje konkrétní hodinu. Každopádně v téhle vrstvě se pohybuju v průběhu dne. Likviduju úkoly, reaguju na zprávy a e-maily, chodím po schůzkách, sleduju sociální sítě. Každodenní šum.

Otevřené aplikace jsou Things, Spark, Google kalendář, ke konkrétním úkolům pak hlavně Safari, Slack, někdy Photoshop, FileZilla, Atom…

2) Roadmapa

Druhou vrstvou je roadmapa, nebo timeline úkolů na příští týdny, měsíce, roky. Zahodil jsem z úkolníčku vše, co není nutné vyřídit tenhle měsíc a přesunul to do Trella. Mám sloupce nazvané „příští měsíc“, pak mám sloupce jednotlivých měsíců až do konce roku. Následuje obecný sloupec aktuálního roku, kam patří projekty a úkoly, které sice chci udělat letos, ale nevím, který měsíc. Po něm je příští rok, pak sloupec „do čtyřicítky“, „do padesátky“, „později“ a „důchod“. Čím vzdálenější budoucnost, tím obecnější sloupce. Nemusíte ale letošek rozsekat na měsíce. Kdo toho má málo, stačí mu kvartály. Já naopak uvažuju, že to rozsekám na týdny.

Vtip je v tom, že se do roadmapy dívám jen jednou za tohle období. Nepotřebuju mít každý den před očima projekty příštích měsíců. Chci je pustit z hlavy a mít míň věcí, na které myslím. Proto tohle delegování do jiného nástroje. Jednou za měsíc si prostě uděláte revizi a naplánujete si podle roadmapy v Trellu další úkoly na nový měsíc. V průběhu měsíce je vám buřt, co v roadmapě leží. Můžete být ponořeni v detailu a strategické věci nechávat jen na strategické schůzky sám se sebou jednou měsíčně.

3) Helicopter view

Třetí vrstvou je řekněme každoroční bilancování a plánování nového roku na Silvestra. Je to přehled projektů, které dělám, jak na sebe navazují a přemýšlení o jejich budoucnosti. Na to je ideální myšlenková mapa.

Na myšlenkových mapách mě nebaví to piplání se s posouváním větví, aby to bylo přehledné a nápisy se nepřekrývaly. Objevil jsem ale fajn appku, která mapu rovná automaticky a vypadá v každé situaci přehledně. Jde o Mindly. Vypadá jinak než většina myšlenkových map. Její vizualizace jsem si zamiloval. Navíc umí velmi rychle přepínat z jakkoliv hlubokého detailu do celkového přehledu. Kdybych byl Babiš, tak tohle by byl nástroj, kde bych si evidoval spletenec těch jeho 300 firem.

Myšlenková mapa vašich projektů a rolí je strategická věc a zase – nedává smysl se do takové věci ponořit na denní frekvenci. Ani na měsíční bych to furt nezkoumal a nepřehodnocoval. Proto to muselo pryč z očí a z hlavy do nového nástroje, kam se mrknu jednou za rok.

4) Osobní wiki

Poslední vrstvou, bez které se neobejdu, je knowledge base informací, znalostí a postupů, které si chci uchovat po celé dekády. Každý máme své poznámky. Někdo používá Evernote, nově se osvědčuje Notion a podobně. Rád bych tu svou databázi začal vést na blogu veřejně. To bude ještě dost práce. Každopádně tohle je místo, kam si odložíte kdykoliv v průběhu roku nějakou věc, kterou chcete zachovat trvale. Interval sledování to nemá žádný. Vždy to vyvolá nějaká potřeba. Pokud nic z wiki zrovna nepotřebuju, nechodím tam.