9 lifehack vychytávek, které mi pomáhají být efektivní

9 lifehack vychytávek, které mi pomáhají být efektivní

Reading Time: 6 minutes

Občas píšu o produktivitě a o změnách, které mi pomáhají. Za ty roky podnikání jsem si ale taky vyladil několik drobných vychytávek. Ty sice jednotlivě na samostatný článek nejsou, ale pomáhají mi každý den. Tady je přehled těch nejdůležitějších, které můžete hned dnes implementovat do svého života.

Začnu zlehka drobnostmi:

1) RSS bez RSS čtečky

Samozřejmě si udržuju přehled čtením několika blogů a magazínů. Většina lidí si tohle hlídá v nějaké RSS aplikaci. To jsou pravidelné zdroje. Zároveň občas narazíte na zajímavý článek, který byste si rádi přečetli nebo uložili na později. Ten může být na blogu, který normálně nečtete a ani ho nechcete začít sledovat. To jsou jednorázové zdroje. K nim dobře slouží aplikace Pocket. No a já tohle spojil dohromady přes IFTTT. RSS tedy využívám, ale v praxi o tom ani nevím. RSS čtečku nemám.

Přes IFTTT jsem si nastavil těch pár RSS zdrojů jako úlohy. Když se v nich něco nového objeví, IFTTT mi to uloží do Pocketu k přečtení na později.

Notifikaci na to nemám. Pocket zapínám pouze v jediné situaci a to v metru, když jsem offline. V metru tedy přečtu všechny nové články, které mě zajímají. Když sedím u počítače, snažím se pracovat a ne číst články. Jestli na nějaký zajímavý při práci narazím, mám v prohlížeči plugin od Pocketu, abych ho jedním klikem uložil na později do metra. Pokud narazím na celý zajímavý blog, hned si zapnu IFTTT a vyrobím novou úlohu na ukládání článků z RSS do Pocketu. To jsou asi 4 kliky.

2) Produktivní myš a její nastavení

Mám rád Apple produkty, ale nejsem do nich blázen. Ne každý jejich výrobek se povedl. Například myš. Má ostré hrany, dotyková gesta na změnu obrazovky se dělají dost krkolomě a při nabíjení (proč je sakra konektor zespodu?) ji nelze používat. Proto jsem si jí nikdy nepořídil a nikomu ji nezávidím. K Apple počítačům jsem našel lepší alternativu – Logitech Anywhere 2/2S.

Hlavní přínos vidím v klikacím rolleru do stran a možnosti namapování tlačítek. Bohužel v tom jejich softwaru nejde přiřadit přepínání obrazovek, ale to jsem dokázal obejít. Namapoval jsem tam stisknutí kláves F17 doleva a F18 doprava při drknutí do kolečka doleva a doprava. Následně jsem v nastavení macOS přiřadil přepínání obrazovek na F17 a F18. Musíte to nastavovat na velké klávesnici, notebook tyhle klávesy nemá. Jako třešničku na dortu jsem si namapoval na to střední tlačítko pod kolečkem Mission Control.

Obrazovky macu dost používám. Prohlížeč internetu mám vždy na full screen. Mail appku taky, pak appku Atom na kódování a zbývá obrazovka plocha, kde je ostatní. Když pracuju, neustále mezi nimi přepínám a to drknutí do kolečka myši ze strany je mnohem rychlejší a pohodlnější než jakékoliv gesto.

3) Plánovaná prokrastinace

V seznamu úkolů si eviduju i prokrastinaci. Jakmile dělám něco mimo své úkoly, snažím se, uvědomit si to a hned zapsat. Mezi úkoly se mi tak dostaly věci jako hlídání, kdy vyjde nový díl oblíbeného seriálu a podobně.

Jakmile mám všechno evidované, víc mě to láká držet se své evidence a netoulat se mimo ní. Mám takový klidný pocit, že mám vše pod kontrolou. Zároveň mi to pomáhá udržet tu prokrastinaci v mezích. Nový díl seriálu díky tomu kontroluju dvakrát týdně v pár sekundách a nikdy ne častěji. Neřídí se to náhodou, kdy si na seriál zrovna vzpomenu a jak daleko je to od chvíle, kdy jsem si vzpomněl naposledy.

Člověk samozřejmě nemůže být produktivní pořád. Když máte ale vše zapsané, můžete si vybírat i mezi odpočinkovými věcmi. Vybírám a řeknu si – jů, na tohle mám zrovna chuť, na to bych si nevzpomněl.

4) Praktická poznámka

Kdysi jsem měl na blogu tajnou podstránku /ucty. Měl jsem tam všechny čísla bankovních účtů. Nebylo to nějak šifrované, nebyly tam žádná hesla nebo čísla karet. Dnes k tomu účelu slouží poznámka v macOS. Jsou tam taky sídla firem, IČ a podobné praktické věci, které si nepamatuju.

Můžu jít do krámu, požádat prodavače, aby doklad napsal na firmu a z kapsy rychle vytáhnout nacionále, které si má opsat. Nebo poslat někomu číslo účtu, aniž bych musel přemýšlet, kde ho najdu.

5) Wishlist

Když už jsem u těch Apple poznámek, další z nich je Wishlist. Mám tam věci, které bych si přál, ale nijak to nehoří. Poznámka je nasdílená mezi členy rodiny. Kdykoliv se mohou podívat na inspiraci k narozeninám, Vánocům a podobně. Neškrtají a neřeknou mi, co koupili. Tím se zachová alespoň částečně pocit překvapení a zároveň mi nekoupí kravinu. Zároveň se ale musí nějak domluvit mezi sebou, aby nekoupili totéž dvakrát.

Udržuju poznámku aktualizovanou. Když na něco hezkého narazím, napíšu to tam a mažu to, co si třeba sám koupím nebo dostanu.

Stejnou poznámku mám naopak já nasdílenou od ostatních. Ne všech, ale část rodiny to používá. Hlavně na Vánoce je to šikovný pomocník. Obecně je to ale trvalá poznámka, takže i po Vánocích tam zůstávají nesplněné body.

6) Veřejný slib

O veřejném slibu jste asi už někdy četli. V tom mi pomáhá můj čtvrteční newsletter. Pomáhá mi vyhnout se takové té klasické blogerské fázi – omlouvám se, že jsem zase půl roku nic nenapsal. Každý týden píšu na blog bez selhání, protože na to čtenáři čekají. Slíbil jsem jim každý čtvrtek newsletter a do něj musím mít taky co napsat, že jo.

7) Organizace pošty

V emailu pouze archivuju, nekategorizuju. Od doby, co vymysleli hledání, není to potřeba. Zvykl jsem si na funkci odložení. Začal jsem ji používat v Google Inbox, teď ji mám i v appce Spark. E-mail buď vyřídím nebo odložím na konkrétní datum, kdy mi mail znovu „přijde“ do inboxu. Jakmile ho vyřídím, dám archivovat. V inboxu jsou tedy pouze nevyřízené. Neumím si představit, že bych se kdy vrátil k nějakému složkování.

Některé maily mám přes filtr smazané nebo archivované rovnou, aniž bych je viděl. Typicky některé Wedos zprávy o prodloužení domény. Stačí vysledovat, jaký používají předmět a obsah. To pak dám do filtru. Vzácně se to mění, na to ale přijdete rychle, když se to objeví v inboxu.

8) Archiv

Potřebu archivu jsem si odnesl po prvním seznámení s metodou GTD. Začnu offline archivem. Mám krabici a v ní složky podle let. Zahazuju tam všechny papírové smlouvy a doklady, které jsem v daném roce nastřádal.

Účtenky mají taky zvlášť oddělené složky po letech. Nepodnikatelské účtenky pod 500 korun vyhazuju rovnou. Neobtěžoval bych se totiž s případnou reklamací. Ostatní hážu do složek podle roku. Praktické je, že můžete vyhodit 3 roky starou složku účtenek, aniž byste jí otevřeli. Je jisté, že uvnitř už je vše po záruce. Výjimečné prodloužené záruky tam nemám.

Na počítači to v souborech dělám dost podobně. Mám aktuální projekty v notebooku, které mi zálohuje Time Machine. Starší soubory jsou ale uložené do složek podle let. Starší roky putují z notebooku pryč na NAS server. Nepotřebuju je mít v notebooku. Pokud bych se potřeboval podívat na něco staršího, NAS je k dispozici všude, kde je internet.

Fotografie v macOS appce „Fotky“ jsou také organizované podle let. V každém albu daného roku jsou pak podsložky podle konkrétní události. Rychle najdu jakoukoliv fotku. Opět plánuju starší roky vyvést mimo aplikaci na NAS server. Začíná mi totiž neúměrně datově narůstat. NAS server je takový můj online archiv.

Ještě mám fyzickou krabici na archiv věcí. Je tam starší elektronika a kabely, které teď nepoužívám. K takové krabici se nepotřebuju denně dostávat, tak je zastrčená. Kdyby hořelo, nebudu jí brát s sebou při útěku. Naopak ta krabice se smlouvama je po ruce.

9) Školní zvyky

Osvědčilo se mi přebrat pár zvyků ze školních lavic:

• Namísto brašny nosím ven batoh. Mám v něm notebook, velký diář, sešit na poznámky atp. Díky batohu mi nevadí s sebou všude nosit power banku, která mě energeticky uživí celý týden. Power banky menší kapacity mi nedávají smysl, protože namísto jednoho zařízení bych denně nabíjel dvě. Svou power banku nabíjím jednou týdně a zvládne napájet i notebook přes USB-C.
• V batohu mám klasický školní penál. Není v něm moc psacích potřeb, ale nabíječka na notebook, kabely a redukce. Všiml jsem si, že taková ta gumová očka na propisky jsou vhodná i na kabely, kterých má dnes člověk požehnaně.
• Koketuju s používáním klasického školního rozvrhu pro dny, kdy pracuju doma. Můžete si díky němu nastavit jakousi šablonu dne podle projektů, které řešíte.

To je vše. Snad vás to trochu inspirovalo.

Další vychytávky

Čemu jsem nikdy na chuť nepřišel, je třeba Evernote. Chápu chytré funkce, ale k používání této pomalé a pro mě celkem ošklivé aplikace jsem nepropadl. Dával jsem jí šanci mnohokrát. Nedonutím se ale používat aplikaci, která mi není příjemná. Archiv znalostí mám částečně v Trellu a poznámkách v macOS.

Na čem aktuálně pracuju, je každodenní úkol s názvem „Přečti si to“. Tam si napíšete cokoliv, co si chcete denně připomínat. Může to být citát, vaše roční předsevzetí, nebo cokoliv podobného, co chcete mít neustále na paměti. Úkol splníte tak, že si ho přečtete a odložíte zase na zítra. Kouzlo je v tom, že díky němu můžete velmi aktivně řídit, na co budete dlouhodobě myslet. Tahle poznámka se bude neustále měnit podle toho, čím chcete v jaké období svůj mozek „naočkovat“.

Dál aktuálně řeším CRM i v osobních kontaktech. Chtěl bych si udržet přehled o lidech ve svém okolí nejen z byznysového hlediska. Zajímá mě, co aktuálně řeší a podobně. To jsem schopný udržet jen u nejbližších. CRM by mohlo pomoci evidovat podrobnosti i u ostatních, kteří mě zajímají.

Zatím jsem efektivně nedořešil chytrou domácnost. Vybavení, které mám, mě zlobí a nefunguje spolehlivě.

Jinak obecně se snažím inspirovat v armádě. Tam je totiž efektivita životní nutnost. Funkční firma má mimochodem podobnou hierarchii, díky čemuž nedochází ke zmatkům, kdo má co na starost a kdo za co zodpovídá. Snažím se inspirovat i v oblasti řízení projektů. Tam mám slušné mezery, kdybyste někdo o něčem věděl.