Vyhodnocení měsíčního experimentu: kalendář místo úkolníčku

Vyhodnocení měsíčního experimentu: kalendář místo úkolníčku

Reading Time: 4 minutes

Moji dlouholetí čtenáří ví, že jsem dlouho prosazoval vedení seznamu úkolů v samotném inboxu e-mailu. Zpočátku jsem si posílal emaily sám sobě a později jsem přešel na Google Inbox, který je na to vyloženě stavěný. Ten mimochodem bohužel bude končit. Pak mi úkoly přerostly přes hlavu svou větší komplexností a koupil jsem si Things. Na něm funguju už docela dlouho. Až na poslední měsíc.

Vyzkoušel jsem si do života zanést jeden lifehack a to kalendář namísto úkolníčku. Dnes se s vámi mohu podělit o objektivní zkušenosti.

Nechtěl jsem to psát po týdnu fungování. To bych sám nevěděl, jestli mi to vyhovuje, nebo ne. Taky nemám rád články typu „teď jsem začal dělat tohle, je to super a budu to dělat dál…“. Ono se to totiž dost často změní, ty plány a nástroje. Lepší je, dělit se o zkušenosti zpětně. To už alespoň za něco stojí.

Měsíc není moc. Není to ale ani málo, když jde o nástroj každodenního použití. Ale pojďme rovnou k věci.

Za vším stál článek Forbesu z roku 2015. Četl jsem ho teprve nedávno. Jmenoval se: Jak si milionáři organizují svůj čas? Seznamy úkolů si nepíší. Chvíli mi ten nadpis vrtal hlavou, než jsem si článek přečetl. Říkal jsem si, jak kdokoliv produktivní může fungovat bez to-do listu? I lidé, kteří mají na vše zaměstnance, spoustu peněz a asistentku i na evidování dalších kroků, přece mají své úkoly.

Jakmile si článek přečtete, pochopíte, že nejde jen o schůzky. Samozřejmě do kalendáře mohou jít i samotné úkoly. Jejich plnění, ale i samotné delegování přece vždy zabere nějaký čas.

Nějakou dobu mi to vrtalo hlavou a před měsícem jsem se pustil do testování. Výsledky jsou v textu tučně.

Přesun to-do listu do kalendáře.

Samotný přesun byl bezproblémový. Naplánoval jsem si v kalendáři na zkoušku nejbližší týden. Přepsal jsem do něj všechny úkoly z Things, které jsem měl v Today a v Scheduled na následující týden. Z Things jsem je ale nemazal. Co kdyby mi to nevyhovovalo, že jo. Opakované úkoly jsem zatím dal do kalendáře jen na ten konkrétní týden. Zatím jsem jim nenastavil opakovanou událost.

Už při přesunu úkolů mě to donutilo doplnit informaci, která v Things neexistovala a totiž dobu trvání úkolu. Událost v kalendáři totiž musí někde začít a někdy skončit. Odhadl jsem to v začátcích dost na hrubo. Plus mínus 2 hodiny – žádná míra.

Další věc, kterou jsem okamžitě začal dělat jinak už při přesunu, je plánování s ohledem na konkrétní den. V to-do appce jsem prostě jen plácnul úkoly na dny, kde jiné úkoly nebyly. V kalendáři jsem ale hned začal házet úkoly s ohledem na události, schůzky a cestování k nim.

Náhle bylo okamžitě vidět, že pokud mám někde být a pak se dlouze vracet, tři náročné celodenní úkoly večer neudělám. Naplánoval jsem je jinak a vyhnul jsem se tím frustraci z nedokončených úkolů v Things.

První týden

První týden plnění úkolů podle kalendáře byl můj nejproduktivnější týden v roce!

Nešlo vše 100% podle plánu. Úkoly jsem průběžně zpětně upravoval podle reality, abych měl evidenci. Něco jako pracovní deníček. Držel jsem se plánu asi tak na 75%. I to stačilo na suveréní rozdrcení práce podle to-do listu. 100% plnění plánu jsem ani nepředpokládal vzhledem k tomu, jak špatně jsem plnil to-do list. Podle článku z Forbesu, který jsem zmiňoval, nedokončíme až 41 % všech úkolů, které si na seznam napíšeme. Splnit 75% je po prvním týdnu úspěch, ale reálně jsem splnil víc.

Psal jsem totiž, že jsem se tak na 75% držel plánu. To znamená, že většinu jsem splnil, ale třeba v jinou hodinu, jiný den po přesunu, nebo to prostě trvalo jinak dlouho. Zkrátka asi čtvrtinu jsem nějak zpětně upravoval. Taky berte v potaz, že ty mé odhady byly na první pokus dost mimo.

Další 3 týdny praxe

Musím se přiznat, že další týdny byly slabší v plnění. Taktika se mi totiž zalíbila a já si naplánoval celé dny od začátku do konce. Vůbec jsem nemyslel na to, že člověk prostě nemůže sedět a produktivně pracovat víc než pár hodin denně. Kašlal jsem na plánování odpočinku, nebo třeba fyzických aktivit, které by tu sérii úkolů přerušily. Kvůli tomu jsem plnil tak polovinu svého nereálného plánu.

Pořád jsem se ale posouval rychleji než s Things.

Do něj jsem toho tolik totiž nikdy nenarval. Dlouhé seznamy nedokončených úkolů mě stresovaly, proto jsem je držel krátké a plánoval si v to-do málo úkolů v jeden den.

Stres

Další skvělý přínos kalendáře je, že vás nestresuje dlouhý seznam úkolů. V daný moment totiž máte za úkol vždy jen jednu věc.

Nemyslíte na seznam 30 úkolů, které musíte „někdy“ v pondělí dát. Myslíte jen na jeden, který musíte dát teď, protože je tolik hodin. To je doslova osvobozující. Skutečně jeden z nejlepších přínosů. Zmizela velká míra stresu z nedokončených úkolů.

Dává to smysl. Kdybych vám sepsal seznam úkolů do konce roku, byla by to taková šňůra, že byste klidně nespali. Jakmile jsou ale v kalendáři, neřešíte to, protože všechno má svůj čas. Čas, kdy se budete každému zvlášť věnovat.

Zpřesněný odhad

Každý další týden jsem ve svých odhadech přesnější. Někde je realita delší, jinde kratší. Jak si to upravuju v průběhu podle reality, můžu se kdykoliv podívat zpátky. Podle minulosti lépe odhaduju podobný nebo stejný úkol. Každý další týden je tedy naplánován přesněji. Většina událostí je kratší a proto je každý další týden taky víc nahuštěný. Zdá se, že toho skutečně stíhám mnohem víc.

Prokrastinace

Té se samozřejmě úplně nevyhnu. Jak mi ale pípá mobil před každou novou událostí, spolehlivě mě od prokrastinace vytrhává. Takže celkově vzato prokrastinuji mnohem méně. Tohle by mi bylo trochu fuk, protože stejně jde o prokrastinaci mezi výrazně větším počtem stihnutých úkolů než dřív.

Slučování podobných úkolů.

Začal jsem si shlukovat některé úkoly k sobě, abych netříštil pozornost a neplýtval časem přeskakováním. To mi docela uvolnilo mentální kapacity.

Co dál?

Nemám v kalendáři všechno, i když tam všechno patří. Nemám tam úseky na sociální sítě, tvorbu nových úkolů z nápadů z inboxu, odpočinek, venčení atd. Z praxe s to-do listy vím, že jakmile si zaeviduji všechno, budu se na systém víc spoléhat a uvolním se.

Chci věnovat time managementu víc času. Ta věta zní blbě, ale je to stejné jako investovat peníze kvůli ziskům dalších peněz. Našel jsem starší prezentaci Honzy Řežába, kde ukazuje své tipy na efektivní správu času i důvody, proč je to tak důležité. Určitě se inspirujte taky.

Kromě tipů v prezentaci chci pracovat také s efektivními přestávkami, s poobědním šlofíkem, pokud to půjde a celkově s kvalitnějším spánkem.

Chtěl bych pokračovat v chytřejším plánování. Další level bude plánování úkolů s ohledem na energii, kterou v tu hodinu budu mít. Abych tohle dovedl k dokonalosti, chystám se přečíst knížku Kdy, která tu na mě čeká mezi čtecími resty. Klikněte na odkaz a pusťte si videorozhovor s autorem. Možná vás to navnadí jako mě.