Podělím se s vámi o takový můj produktivity hack, který si nemůžu vynachválit. Nakazil jsem tím už všechny v kanceláři, tak budu pokračovat u vás. Pokusím se vám nacpat Inbox od Googlu.

Někdo tvrdí, že není dobré dělat si z emailové schránky úkolníček, ale mně vyhovuje pravý opak. Nějak nerozumím tomu, proč by mělo být lepší kontrolovat dva inboxy (appku na úkoly + email) namísto jednoho (jen email). Inboxů máme v životě poměrně hodně. Něco nám přijde fyzicky do schránky, něco nám přistane na stole, něco přijde SMSkou, něco mailem, něco notifikací v sociální síti... Nemám potřebu mít těch schránek víc, než je nezbytně nutné. Ideálně jen jednu. Proto si eviduju úkoly v emailové schránce vedle samotných mailů. Mail je pro mě totiž taky úkol. Taky ho musím vyřídit, i kdyby to mělo být jen smazání.

Léta jsem dělal to, že jsem sám sobě posílal emaily s úkolem. To už nemusím, protože jsem už před lety přešel na Inbox od Googlu a ten je na takové chování vyloženě stavěný. Má na to takzvané "připomínky", které vytvářím bleskově stisknutím písmenka "t". Připomínky můžou být i opakované, celé je to úzce propojené s Google Kalendářem.

V doručené schránce mám jen ty maily, které jsem ještě nevyřídil. Ostatní většinou nemažu, označím je a dám archivovat. V Inboxu je archivace totéž jako označení fajfkou splněné. Před sebou mám tedy úkoly na dnešek. To jsou maily, které se chystám vyřídit, úkoly, které potřebuji splnit a do toho mi tam lítají maily, které jsem ještě nečetl.

A teď to geniální. Cokoliv, co nepotřebuji udělat dnes, to odložím na konkrétní den a hodinu, kdy to bude aktuální a Inbox mi to pošle znovu. Je jedno, jestli je to email nebo připomínka. Takhle si vyčistím vše neaktuální a mám před sebou jen těch pár položek na dnešek. Co nestihnu, to večer odložím na druhý den. Každý večer tedy koukám na čistou schránku, neboli "inbox zero".

To je jakýsi základ, bez kterého už si neumím představit své fungování.

Má to mraky dalších vychytávek, na které postupně přijdete. Můžete si například mail/úkol odložit nejen na den a hodinu, ale třeba na lokalitu a dorazí vám ve chvíli, kdy přijdete do kanceláře, nebo dorazíte domů. Umí vytáhnout z příloh a textu to důležité a ukázat vám například splatnost faktury, aniž byste email rozklikli a podobě. Výčet všech těch machrovinek by byl dlouhý, ale to zásadní už jsem popsal.

Teď běžte do svého Gmailu, označte všechny emaily a dejte archivovat. Nebojte se, celou tu vaši schránku, jak ji znáte, najdete kdykoliv po kliknutí na archiv v nezměněné podobě. V tom archivu teď označte všechno, k čemu se chcete ještě vrátit, nebo čeká na vyřízení a klikněte na vrátit do doručené pošty. No a teď přejděte na adresu http://inbox.google.com a přidejte své úkoly, které máte v hlavě, zápisníčku, nebo nějaké aplikaci. To je celé.

Vždy, když vidím, jak má někdo v doručené poště všechny emaily, které kdy dostal, jímá mě hrůza. Jak sakra může pracovat? Jak může vědět, co čeká na jeho reakci a co ne? Jak může vědět, že tam není schované něco, co hoří?

Emailová schránka se pro mě stala takovým středobodem většiny věcí. Kdykoliv mě něco někde zaujme, uložím si tu informaci do připomínek, nebo si to vyfotím a pošlu si to mailem, nebo si přepošlu zprávu, kterou mi někdo poslal skrz nějakou sociální síť, protože na nich by mi cokoliv důležitého proteklo mezi prsty hned po přečtení. Jakmile pak mám chvíli klidu, můžu ty záležitosti řešit hezky jednu po druhé v jediném inboxu.

Usínám díky tomu s pocitem, že mám ve svých záležitostech přehled.

Inbox od Googlu je tu s námi už 2 roky, není to žádná horká novinka. Té bych se trochu bál, protože Google rád ruší služby, které se nechytly. Hlavně ale nemám rád, když někdo doporučuje něco, co zrovna začal používat. Chci číst doporučení po letech, zkrátka to, které je prověřeno časem, a které nečeká na objevení nějakého zásadního nedostatku hned v úvodu používání. S Inboxem jsem spokojený už dlouho, proto se nebojím vám ho tu cpát.

Napsat komentář